Enregistrer les e-mails et les pièces jointes dans SharePoint, Teams ou OneDrive

Enregistrez vos e-mails et pièces jointes dans Microsoft 365

Avec New harmon.ie, vous pouvez :

• Enregistrer des e-mails.
• Enregistrer les pièces jointes avec ou sans l’e-mail.
• Enregistrer lors de l’envoi: enregistrez un e-mail et ses pièces jointes lorsque vous l’envoyez.

Comment enregistrer un e-mail sur SharePoint, Teams ou OneDrive ?

Vous pouvez enregistrer un e-mail soit par glisser-déposer dans harmon.ie, soit à l’aide de la action « Enregistrer l’e-mail ».

Comment enregistrer un e-mail par glisser-déposer ?

1. Dans harmon.ie, localisez l’emplacement SharePoint, Teams ou OneDrive dans lequel vous souhaitez enregistrer l’e-mail.
2. Glissez-déposez l’e-mail vers l’emplacement Microsoft 365 dans la vue Accueil ou vers une zone de la vue Contenu. Vous recevez une notification lorsque le processus de téléchargement est terminé.
   Une fois téléchargé, l’e-mail apparaît en haut de la liste des fichiers.
3. En fonction de vos paramètres, harmon.ie peut vous inviter à créer une vue E-mail et à mapper les en-têtes d’e-mail aux colonnes SharePoint. Cliquez sur Créer une vue ou Pas maintenant. Si vous ne souhaitez plus recevoir cette invite, cochez Ne plus demander pour cet emplacement.
4. Si l’e-mail a déjà été enregistré à cet emplacement, vous êtes invité à choisir entre remplacer l’e-mail existant ou conserver les deux. Si vous sélectionnez « Conserver les deux », un numéro de version est ajouté au nom de l’e-mail.
5. Si votre administrateur a configuré harmon.ie pour imposer des métadonnées obligatoires, l’éditeur de détails s’ouvre automatiquement lorsque l’emplacement comporte des propriétés obligatoires pour lesquelles aucune valeur par défaut n’a été définie. Remplissez les métadonnées manquantes, puis cliquez sur Enregistrer.

Comment enregistrer un e-mail à l’aide de l’action « Enregistrer l’e-mail » ?

Complément Outlook uniquement

1. Ouvrez New harmon.ie.
2. Sélectionnez le ou les e-mails que vous souhaitez enregistrer.
3. Dans harmon.ie, localisez l’emplacement SharePoint, Teams ou OneDrive dans lequel vous souhaitez enregistrer l’e-mail.
4. Passez la souris sur le nom de l’emplacement et cliquez sur l’icône Enregistrer l’e-mail ().
   Vous pouvez également double-cliquer sur le nom de l’emplacement pour l’ouvrir dans la vue Contenu, puis cliquer sur l’icône Enregistrer l’e-mail () en haut.
5. Si l’e-mail contient des pièces jointes, une boîte de dialogue s’ouvre pour vous permettre de sélectionner la ou les pièces jointes que vous souhaitez enregistrer en tant que fichiers séparés dans l’emplacement.
6. Si vous enregistrez un fil de discussion, une boîte de dialogue s’ouvre pour vous permettre de sélectionner les e-mails que vous souhaitez enregistrer dans l’emplacement.
   
7. En fonction de vos paramètres, harmon.ie peut vous inviter à créer une vue E-mail et à mapper les en-têtes d’e-mail aux colonnes SharePoint. Cliquez sur Créer une vue ou Pas maintenant. Si vous ne souhaitez plus recevoir cette invite, cochez Ne plus demander pour cet emplacement.
8. Si l’e-mail a déjà été enregistré à cet emplacement, vous êtes invité à choisir entre remplacer l’e-mail et conserver les deux. Si vous sélectionnez « Conserver les deux », un numéro de version est ajouté au nom de l’e-mail.
9. Si votre administrateur a configuré harmon.ie pour appliquer les métadonnées obligatoires, l’éditeur de détails s’ouvre automatiquement lorsque l’emplacement comporte des propriétés obligatoires sans valeur par défaut. Renseignez les métadonnées manquantes et cliquez sur Enregistrer.

Les e-mails sélectionnés sont téléchargés vers l’emplacement choisi. Vous êtes invité à Copier le lien ou Modifier les détails de l’e-mail téléchargé.

Comment enregistrer des pièces jointes sur SharePoint, Teams ou OneDrive ?

Vous pouvez enregistrer les pièces jointes soit par glisser-déposer dans harmon.ie, soit à l’aide de la action « Enregistrer l’e-mail ».

Comment enregistrer une pièce jointe par glisser-déposer ?

1. Dans harmon.ie, localisez l’emplacement SharePoint, Teams ou OneDrive dans lequel vous souhaitez enregistrer la pièce jointe.
2. Glissez-déposez la pièce jointe vers l’emplacement Microsoft 365 dans la vue Accueil ou vers une zone de la vue Contenu. Vous êtes averti lorsque le processus de téléchargement est terminé.
   Une fois téléchargée, la pièce jointe apparaît en haut de la liste des fichiers.
3. Si le fichier était déjà enregistré à cet emplacement, vous êtes invité à choisir entre remplacer le fichier et conserver les deux. Si vous sélectionnez « Conserver les deux », un numéro de version est ajouté au nom du fichier.
4. Si votre administrateur a configuré harmon.ie pour imposer des métadonnées obligatoires, l’éditeur de détails s’ouvre automatiquement lorsque l’emplacement comporte des propriétés obligatoires pour lesquelles aucune valeur par défaut n’a été définie. Remplissez les métadonnées manquantes, puis cliquez sur Enregistrer.

Comment enregistrer des pièces jointes à l’aide de l’action « Enregistrer l’e-mail » ?

Complément Outlook uniquement

1. Ouvrez New harmon.ie.
2. Sélectionnez l’e-mail contenant le ou les pièces jointes que vous souhaitez enregistrer.
3. Dans harmon.ie, localisez l’emplacement SharePoint, Teams ou OneDrive dans lequel vous souhaitez enregistrer les pièces jointes.
4. Passez la souris sur le nom de l’emplacement et cliquez sur l’icône Enregistrer l’e-mail ().
   Vous pouvez également double-cliquer sur le nom de l’emplacement pour l’ouvrir dans la vue Contenu, puis cliquer sur l’icône Enregistrer l’e-mail () en haut.
5. Une boîte de dialogue s’ouvre, vous permettant de sélectionner le ou les pièces jointes que vous souhaitez enregistrer en tant que fichiers distincts dans l’emplacement. Vous pouvez décocher l’e-mail lui-même si vous ne souhaitez pas l’enregistrer.
6. Si la pièce jointe a déjà été enregistrée à cet emplacement, vous êtes invité à choisir entre remplacer le fichier et conserver les deux. Si vous sélectionnez « Conserver les deux », un numéro de version est ajouté au nom du fichier.
7. Si votre administrateur a configuré harmon.ie pour appliquer les métadonnées obligatoires, l’éditeur de détails s’ouvre automatiquement lorsque l’emplacement comporte des propriétés obligatoires sans valeur par défaut. Renseignez les métadonnées manquantes et cliquez sur Enregistrer.

Comment enregistrer lors de l’envoi des e-mails ?

Complément Outlook uniquement

harmon.ie vous permet d’enregistrer des e-mails et leurs pièces jointes sur SharePoint, Teams ou OneDrive lors de leur envoi, en une seule fois.

1. Après avoir rédigé votre message, ouvrez harmon.ie :
   • Outlook pour Windows (nouvelle version) et Outlook sur le Web: cliquez sur le bouton Enregistrer lors de l’envoi en haut de la fenêtre du brouillon d’e-mail. Cela ouvre la barre latérale harmon.ie.
     
   • Outlook pour Windows (classique): ouvrez la barre latérale harmon.ie.
   • Outlook pour Mac: cliquez sur le bouton Enregistrer l’e-mail en haut de la fenêtre du brouillon. La barre latérale harmon.ie s’ouvre.
2. Passez la souris sur l’emplacement SharePoint, Teams ou OneDrive souhaité, puis cliquez sur Enregistrer lors de l’envoi (Enregistrer l’e-mail dans Outlook pour Mac).
3. Pour enregistrer l’e-mail dans un nouveau dossier, double-cliquez sur l’emplacement parent pour y accéder, puis cliquez sur Nouveau () > Dossier. Passez la souris sur le nouveau dossier et cliquez sur Enregistrer lors de l’envoi.
4. Si l’e-mail contient des pièces jointes, sélectionnez celles que vous souhaitez enregistrer, puis cliquez sur « Enregistrer ».
5. L’e-mail et/ou les pièces jointes sont enregistrés à l’emplacement sélectionné.
   • Dans Outlook pour Windows (nouvelle version) et Outlook sur le Web, l’e-mail est envoyé automatiquement.
   • Dans Outlook pour Mac et Outlook pour Windows (classique), vous devrez envoyer l’e-mail manuellement.

E-mails enregistrés : format, métadonnées, catégories

Lorsque vous enregistrez des e-mails dans Microsoft 365 à l’aide de New harmon.ie :

• Comprendre le format et la dénomination des e-mails.
• harmon.ie peut créer une vue « E-mail » à l’emplacement et enregistrer les en-têtes d’e-mail dans des colonnes SharePoint.
• Appliquez des catégories aux e-mails enregistrés dans votre boîte de réception pour vous aider à identifier ce qui a été enregistré et où.

Format et nommage des e-mails enregistrés

harmon.ie enregistre vos e-mails Outlook sous forme de fichiers .eml dans Microsoft 365 et les nomme automatiquement en fonction des paramètres de nommage de votre organisation.

Format des e-mails

New harmon.ie enregistre les e-mails dans Microsoft 365 au format .eml, ce qui préserve la mise en forme et les métadonnées d’origine du message.

Nom du fichier d’e-mail

Les e-mails sont nommés comme suit :

• Par défaut, le nom de l’e-mail correspond à l’objet de l’e-mail.
• Lorsque vous enregistrez des e-mails suivants ayant la même ligne d’objet, le système vous demande si vous souhaitez écraser l’e-mail ou conserver les deux. Si vous conservez les deux, un numéro de version est ajouté au nom de l’e-mail.
• Vous pouvez configurer harmon.ie pour attribuer un nom unique à chaque e-mail, comprenant l’objet, l’expéditeur et la date. Ainsi, lorsque vous enregistrez des e-mails d’un même fil de discussion, chacun sera enregistré dans un fichier individuel.

Affichage des e-mails et mappage des en-têtes dans SharePoint et Teams

Lorsque vous enregistrez des e-mails dans Teams, harmon.ie vous invite à créer une vue d’e-mail à cet emplacement. Vous ou votre administrateur pouvez configurer harmon.ie pour qu’il suggère également la création d’une vue d’e-mail pour les emplacements SharePoint, ou qu’il annule cette invite pour tous les lieux.

Si vous acceptez, une vue « E-mail » est créée à cet emplacement et les en-têtes d’e-mail suivants sont enregistrés dans les colonnes d’e-mail correspondantes :

• Contient des pièces jointes – L’icône de pièce jointe indique que l’e-mail contient des pièces jointes.
• Nom – Comme expliqué dans Nom du fichier e-mail.
• À – Noms des destinataires.
• De – Nom de l’expéditeur.
• Reçu – Date et heure de réception de l’e-mail.

La sélection de la vue « E-mail » affiche uniquement les messages électroniques, avec les colonnes d’e-mail dans une vue en grille.

Catégories d’e-mails dans Outlook

harmon.ie applique des catégories aux e-mails enregistrés dans Microsoft 365.
Ces catégories vous aident à reconnaître rapidement les e-mails enregistrés dans votre boîte de réception et à comprendre où ils ont été classés.

Quelles catégories verrez-vous ?

• Enregistré dans M365 – Indique que l’e-mail a été enregistré dans Microsoft 365.
• Catégorie d’emplacement – Affiche l’emplacement exact dans SharePoint, Teams ou OneDrive où l’e-mail a été enregistré. Passez la souris sur la catégorie pour afficher le chemin d’accès complet.

Pourquoi cela est-il utile

• Voyez instantanément quels e-mails ont été enregistrés et lesquels doivent encore être classés.
• Découvrez où un e-mail a été enregistré.
• Filtrez votre boîte de réception pour n’afficher que les e-mails enregistrés.