Enregistrement de pièces jointes dans SharePoint, Teams et OneDrive
Il est recommandé d’enregistrer les pièces jointes des e-mails entrants et sortants sur SharePoint, Teams ou OneDrive. Les pièces jointes enregistrées dans SharePoint ou Teams sont instantanément partagées avec tous les autres utilisateurs de SharePoint/Teams (pour plus d’informations, consultez disponibilité des pièces jointes). Cette fonctionnalité vous permet de collaborer avec des collègues sur des documents et permet également d’économiser de l’espace de stockage sur le serveur de messagerie.
Pour enregistrer les pièces jointes d’un e-mail entrant sur SharePoint,Teams, ou OneDrive :
Suivez l’une de ces méthodes :
- Faites glisser la pièce jointe du corps d’un e-mail ou du volet précédent jusqu’à la barre latérale harmon.ie, afin de la télécharger vers l’emplacement ouvert.
- Faites un clic droit sur la pièce jointe et sélectionnez Enregistrer les pièces jointes sur SharePoint. La boîte de dialogue Enregistrer sur SharePoint s’ouvre et vous permet de définir les options de téléchargement.
Remarque : l’élément de menu contextuel des pièces jointes Enregistrer sur SharePoint n’est pas disponible pour les messages en format RTF. - Sélectionnez ou ouvrez le message, puis cliquez sur le bouton Enregistrer les pièces jointes (
) depuis le bouton ruban harmon.ie. La boîte de dialogue Enregistrer sur SharePoint s’ouvre et vous permet de définir les options de téléchargement. 
- Configurez harmon.ie pour télécharger automatiquement des e-mails dans SharePoint avec les règles Outlook ou déposer des dossiers connectés à vos favoris harmon.ie.
- Le processus de téléchargement peut être contrôlé et arrêté.
Pour enregistrer les pièces jointes d’un e-mail sortant sur SharePoint :
- Envoyez un e-mail contenant des pièces jointes.
- Par défaut, la boîte de dialogue Enregistrer sur SharePoint s’ouvre et vous permet de définir les options de téléchargement.
Pour savoir comment désactiver cette invite, consultez Définition des options de messagerie. - Si vous téléchargez des pièces jointes dans un emplacement avec des propriétés requises, il vous est demandé si vous souhaitez envoyer le message avant de remplir les propriétés requises. Si vous cliquez sur Non, la fenêtre des propriétés s’ouvre et le message n’est pas envoyé. Remplissez les propriétés requises puis envoyez de nouveau le message.
Remarque : si vous souhaitez joindre un fichier qui existe déjà sur SharePoint, il est recommandé d’envoyer un lien vers le fichier. Faites glisser le document de la barre latérale au message ou faites un clic droit sur le document dans le volet de documents SharePoint, sélectionnez Copier > Lien puis collez le lien dans l’e-mail.
Pour renommer les pièces jointes d’un e-mail sortant :
- Créez votre message électronique et ajoutez en pièce jointe les fichiers désirés.
- Cliquez sur le bouton Enregistrer les pièces jointes qui se trouve dans le bouton ruban harmon.ie. La boîte de dialogue Enregistrer dans SharePoint s’ouvre.
- Sélectionnez la pièce jointe à renommer et effectuez l’une des actions suivantes :
- Faites un clic droite sur la pièce jointe et sélectionnez Renommer.
- Double-cliquez sur la pièce jointe.
- Appuyez sur F2 sur votre clavier.
- Saisissez le nouveau nom de la pièce jointe.
- Cliquez sur OK. La pièce jointe est enregistrée avec le nouveau nom.
Pour télécharger automatiquement les pièces jointes à l’aide des règles Outlook :
Vous pouvez utiliser les favoris harmon.ie pour connecter un dossier Outlook à un emplacement SharePoint favori. Les e-mails contenant une seule pièce jointe d’un type préconfiguré enregistré dans ce dossier (manuellement ou à l’aide d’une règle Outlook) sont automatiquement téléchargés vers l’emplacement SharePoint associé. L’objet de l’e-mail est analysée et ses informations sont sauvegardées en tant que champs de métadonnées de la pièce jointe enregistrée.
Notez que cette fonctionnalité doit être activée et configurée par votre administrateur.
Pour télécharger automatiquement les pièces jointes aux e-mails sur SharePoint, suivez les instructions indiquées dans télécharger automatiquement des e-mails à l’aide des règles Outlook.
Disponibilité des pièces jointes :
Lorsque vous utilisez la fonctionnalité Remplacer les pièces jointes par des liens SharePoint, vous devez vérifier que :
- Les destinataires de l’e-mail ont accès au site SharePoint dans lequel les pièces jointes sont téléchargées. S’ils n’ont pas accès au site SharePoint, les liens des documents dans le message ne s’ouvriront pas.
- Vous pouvez demander à harmon.ie de vérifier que vos destinataires SharePoint ont accès à l’emplacement SharePoint que vous avez défini comme emplacement de téléchargement.
- Si vous téléchargez la pièce jointe dans une bibliothèque de documents qui nécessite une extraction, le document sera indisponible jusqu’à son archivage. harmon.ie peut vous demander d’archiver les pièces jointes. Pour en savoir plus, consultez Téléchargement des documents vers SharePoint.
